Трудова книжка згоріла під обстрілами. Архів підприємства залишився в окупованому Луганську чи Сіверськодонецьку, а в електронному реєстрі Пенсійного фонду бракує кількох років роботи. І ось людина, яка все життя працювала, мусить доводити державі, що вона взагалі працювала. Інакше пенсію можуть призначити пізніше або не врахувати частину заробленого стажу.
Для переселенців із Луганщини така ситуація цілком реальна. Особливо для тих, хто виїхав ще у 2014 році, вдруге тікав від війни у 2022-му, а документи залишилися в архівах підприємств, до яких Україна більше не має доступу.
10 жовтня Кабінет Міністрів повідомив про ухвалення рішення щодо спрощення підтвердження пенсійного стажу. Прем’єр-міністр Сергій Корецький пообіцяв ширший перелік документів, використання державних реєстрів і допомогу Пенсійного фонду в пошуку свідків.
Ми перевірили текст урядової ініціативи, чинне законодавство й роз’яснення Пенсійного фонду. З’ясувалося, що частина оголошених можливостей існувала й раніше. Але є й зміни, які можуть суттєво полегшити життя переселенцям.
Два свідки замість трудової книжки: що тут нового
Найпомітніша частина урядового повідомлення — можливість підтвердити стаж показаннями щонайменше двох людей, які працювали разом із заявником. Звучить як суттєве спрощення, однак цей механізм існував задовго до жовтневого рішення.
Ще постанова Кабміну №637 від 12 серпня 1993 року передбачала підтвердження стажу свідками за відсутності документів. У 2022 році порядок доповнили положеннями щодо підприємств на окупованих територіях і в районах бойових дій. Ба більше, ще 3 серпня 2026 року Головне управління Пенсійного фонду України в Луганській області докладно пояснювало, як переселенцям підтверджувати стаж показаннями колишніх колег. Отже, право на такий спосіб підтвердження роботи вже було.
А ось допомога Пенсійного фонду в пошуку свідків — справді важливе нововведення.
У проєкті змін до Порядку №637, оприлюдненому Мінсоцполітики ще в липні, передбачено, що органи ПФУ допомагатимуть встановлювати дані людей, які працювали разом із заявником. Шукати їх планують через Реєстр застрахованих осіб. Пенсійний фонд також проводитиме опитування знайдених свідків. Ці положення підтвердило Мінсоцполітики в повідомленні від 10 жовтня.
Для переселенців із Луганщини це може бути неабиякою допомогою, адже після дванадцяти років окупації колишніх колег можна шукати по всій Україні та за кордоном. Частина людей залишилася на ТОТ, частина померла, з іншими давно втрачено зв’язок. Причому знайти двох колишніх працівників недостатньо: за чинними правилами вони повинні мати документи, що підтверджують їхню власну роботу за відповідний період. А якщо один свідок пам’ятає п’ять років спільної роботи, а другий може підтвердити лише три, за показаннями цих двох свідків встановлять три роки.
Тепер частину пошуку має взяти на себе ПФУ. Утім, як саме він встановлюватиме зв’язок зі знайденими працівниками та як швидко організовуватиме їхнє опитування, ще потрібно з’ясувати після оприлюднення остаточних процедур.
Які документи можуть замінити трудову книжку
Раніше пенсійний стаж теж можна було підтверджувати не лише трудовою книжкою, але законодавство поступово розширює перелік можливих доказів. Зокрема, Закон №4851-IX від 9 квітня 2026 року, який набрав чинності 2 серпня, передбачив використання додаткових документів. Серед них:
- виписки з наказів про прийняття на роботу та звільнення;
- особові рахунки та відомості про виплату зарплати;
- документи про банківські операції з нарахування або виплати заробітної плати;
- письмові трудові договори, посвідчення й характеристики;
- відомості з інформаційних систем підприємств та архівних установ;
- рішення суду про встановлення періоду трудових відносин і характеру роботи.
Частина цього переліку була в Порядку №637 і раніше, натомість закон окремо закріпив, зокрема, можливість використовувати документи про банківські операції.
Жовтневе рішення уряду передбачає також використання інформації податкових органів. За повідомленням Мінсоцполітики, йдеться про відомості щодо заробітної плати або сплати єдиного податку. Для переселенця це означає додаткові можливості пошуку доказів, якщо кадровий архів підприємства недоступний.
Звісно, сам факт наявності старої банківської виписки ще не гарантує зарахування відповідного періоду до страхового стажу. ПФУ повинен встановити, що саме підтверджує документ і чи відповідає цей період умовам пенсійного законодавства.
Якщо в трудовій книжці помилка — суд може не знадобитися
Є в урядовому рішенні ще одна важлива зміна, про яку прем’єр у своєму повідомленні не згадав. За інформацією Мінсоцполітики, Пенсійний фонд зможе самостійно встановлювати належність документів про стаж, якщо персональні дані в них відрізняються від паспортних. Наприклад, у трудовій книжці неправильно написане прізвище, ім’я чи по батькові, або не збігається дата народження. Для старих кадрових документів такі помилки не дивина, але якщо підприємство, яке їх видало, давно ліквідоване або залишилося на ТОТ, виправити запис майже неможливо.
Досі пункт 26 Порядку №637 передбачав встановлення належності документа через суд у разі визначених розбіжностей у персональних даних, якщо підтвердити її іншими способами було неможливо. Тепер, за задумом уряду, частину таких питань вирішуватиме сам ПФУ.
Цікаво, що в липневому проєкті йшлося лише про ім’я, по батькові та прізвище. Під час громадського обговорення одна з учасниць запропонувала додати ще й дату народження, пояснивши власну проблему з неправильною цифрою в трудовій книжці. У жовтневому повідомленні Мінсоцполітики дата народження вже згадується серед можливих розбіжностей.
Судячи з повідомлення міністерства, цю проблему врахували, але остаточні межі повноважень ПФУ визначатиме затверджений текст постанови та окрема процедура, яку має розробити Фонд.
Тому стверджувати, що будь-яку помилку в документах тепер виправлятимуть без суду, було б передчасно.
Якщо підприємство залишилося в окупації або архів знищено
Саме для таких випадків у проєкті передбачено окремі зміни до пункту 17-1 Порядку №637. Він стосується підтвердження роботи на підприємствах, установах та організаціях, розташованих на тимчасово окупованих територіях або в районах бойових дій, а також випадків знищення чи пошкодження документів унаслідок російської агресії.
Для переселенців із Луганщини це особливо актуально: людина могла пропрацювати десятиліття на заводі, у лікарні, школі чи шахті. Після окупації доступ до кадрових документів втрачено, а підприємство або його архів фактично залишилися за лінією фронту. Жовтневе рішення передбачає, що для таких випадків застосовуватиметься порядок зарахування стажу, визначений Пенсійним фондом за погодженням із Мінсоцполітики.
Однак нова редакція не означає, що будь-яку заяву про втрату документів автоматично визнаватимуть достатнім доказом роботи. Значення матимуть обставини, період роботи, наявні відомості й передбачені законом способи їх перевірки.
Тож головне питання — чи буде процедура реально доступною для людей, які не мають жодної можливості отримати довідку з окупованого підприємства.
Чи допоможе постанова шахтарям із пільговим стажем
Для Луганщини це окреме болюче питання. Звичайний страховий стаж і стаж, який дає право на пільгову пенсію, — не одне й те саме. Наприклад, для шахтарів має значення не тільки кількість відпрацьованих років, а й підтвердження роботи під землею, відповідних посад та умов праці.
Двоє свідків можуть підтвердити спільну роботу, але їхніх показань самих по собі недостатньо для встановлення спеціальних умов, необхідних для пільгової пенсії.
Для цього існують окремі документи та процедури підтвердження пільгового стажу. Водночас липневий проєкт змінює й пункт 20 Порядку №637. У ньому передбачено можливість підтверджувати стаж, що дає право на пільгову пенсію або пенсію за вислугу років, за даними Реєстру застрахованих осіб.
Це може зменшити залежність від паперових довідок підприємств, які залишилися в окупації, проте відомості в реєстрі мають дозволяти встановити саме ті обставини роботи, що необхідні для відповідного виду пенсії.
Якщо роботодавець не сплачував внесків
Є ще одна законодавча зміна, яка може допомогти колишнім працівникам підприємств, що припинили діяльність або залишилися в окупації.
З 2 серпня 2026 року Закон №4851-IX дозволяє за певних умов враховувати для визначення права на пенсію за віком періоди роботи, за які роботодавець фактично не сплатив страхові внески. Але потрібні дві умови: роботодавець подав передбачену законом звітність про нарахування внесків у сумі не меншій за мінімальний страховий внесок, а несплата пов’язана із заборгованістю страхувальника. Пенсійний фонд Луганщини роз’яснив цей механізм 8 жовтня.
Сенс у тому, що працівник не повинен автоматично втрачати право на пенсію через борги свого роботодавця, однак такі періоди враховуються саме для визначення права на призначення пенсії за віком, а не для збільшення її розміру.
І якщо роботодавець узагалі не подавав звітності, ця норма сама по собі проблему не вирішує.
Як ВПО перевірити свій стаж і почати його відновлення
Найперше варто з’ясувати, які саме періоди роботи Пенсійний фонд уже бачить у своїй системі. І зробити це бажано до досягнення пенсійного віку.
1. Перевірити відомості в Пенсійному фонді.
Зайти на вебпортал електронних послуг ПФУ, авторизуватися та переглянути інформацію про трудову діяльність і страховий стаж.
Можна також замовити довідку ОК-5. Вона містить відомості про стаж, заробіток і внески переважно з 2000 року, в окремих випадках — із 1998-го.
Пенсійний фонд пояснює, чим відрізняються довідки ОК-5 та ОК-7 і як їх отримати.
2. Визначити відсутні періоди роботи.
Потрібно встановити конкретні роки, назви підприємств, посади та приблизні дати прийняття і звільнення. Так буде зрозуміло, які саме відомості необхідно відновити.
3. Зібрати документи, які збереглися.
Навіть якщо трудову книжку втрачено, варто перевірити старі довідки, накази, трудові договори, документи про зарплату та можливі архівні виписки. Якщо підприємство було релоковане або має правонаступника, можна звернутися до нього.
4. Якщо документів немає — звернутися щодо підтвердження стажу свідками.
За чинним порядком заяву можна подати до будь-якого сервісного центру Пенсійного фонду. У ній зазначаються період роботи, підприємство, посада та дані свідків.
ПФУ Луганщини у своєму роз’ясненні також наводить перелік документів, які можуть знадобитися заявнику та свідкам.
Якщо архів знищено або підприємство перебуває на ТОТ, потрібно повідомити про це Фонд та з’ясувати, якими доказами можна підтвердити відповідні обставини.
5. Якщо стаж не зарахували — отримати письмове рішення.
У ньому мають бути зазначені причини відмови та правові підстави. Таке рішення можна оскаржити в установленому порядку, зокрема в суді.
Важливо, що нові зміни не скасовують можливості судового захисту, якщо Пенсійний фонд не визнав документи або відмовився зарахувати певні періоди роботи.
Чому кілька місяців стажу можуть вирішити все
У 2026 році для призначення пенсії за віком за загальними правилами необхідно мати:
- у 60 років — щонайменше 33 роки страхового стажу;
- у 63 роки — щонайменше 23 роки;
- у 65 років — щонайменше 15 років.
Ці вимоги підтверджує Пенсійний фонд Луганської області. При цьому необхідний стаж визначається за роком досягнення відповідного віку. Наприклад, якщо людині виповнилося 60 років у 2025-му, а по пенсію вона звертається у 2026-му, застосовується вимога 2025 року — 32 роки стажу.
Уявімо переселенця, якому у 2026 році виповнилося 60 років. Пенсійний фонд бачить лише 32 роки й шість місяців його страхового стажу. Ще пів року роботи залишилися в документах підприємства, до архіву якого немає доступу. Якщо ці шість місяців вдасться підтвердити та зарахувати відповідно до законодавства, це може вплинути на право отримати пенсію вже у 60 років. Це умовний приклад, але він показує, чому навіть кілька втрачених місяців роботи можуть мати вирішальне значення.
Перевірити свою пенсійну справу варто й тим, хто вже отримує пенсію. Якщо під час її призначення частину стажу не врахували через відсутність документів, після підтвердження цих періодів можуть виникнути підстави для перерахунку.
Що зміниться на практиці
Уряд ухвалив постанову, розроблену Мінсоцполітики на виконання Закону №4851-IX. Водночас станом на 11 жовтня її остаточний текст із номером і датою набрання чинності ще не вдалося знайти в офіційно оприлюднених нормативних актах. Тому поки не можна точно сказати, коли саме запрацюють усі нові процедурні положення.
Але вже можна визначити головне: підтвердження стажу двома свідками не винайшли 10 жовтня. Його передбачає давно чинний порядок. Натомість держава обіцяє активніше використовувати електронні реєстри, допомагати з пошуком свідків і дозволити вирішувати частину документальних проблем без суду. Для переселенців це справді може полегшити відновлення стажу. Якщо обіцяні механізми працюватимуть, а не залишаться черговими пунктами урядової постанови.
Читайте також: Пенсіонерам-ВПО спрощують отримання пенсій: що зміниться з 22 жовтня.
